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Neuigkeiten in der Version 5

Nach fünfjährigem Einsatz der Version 4 hat InfoCom am 01.11.04 die Version 5 von InfoCom Software freigegeben. Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung der neuen Merkmale und Funktionen dieser Version.

Einfache Installation

Wird die InfoCom Software CD in ein CD-Laufwerk eingelegt, startet das Installationsprogramm automatisch.

Wenn bei der Installation der vorgeschlagene Installationsordner verwendet wird, werden beim ersten Start der InfoCom Software alle nötigen Benutzereinstellungen automatisch vorgenommen.

InfoCom Software

Schnellstart in allen InfoCom-Anwendungen: Über das Menü Datei kann direkt eine andere InfoCom-Anwendung geöffnet werden. Das Symbol für die InfoCom Software (Übersicht) steht auch in der Symbolleiste zur Verfügung.

InfoCom Software V5: Schnellstart

Mandant öffnen in allen InfoCom-Anwendungen: Der Befehl Datei Mandant öffnen steht neu auch als Symbolschaltfläche zur Verfügung.

Verschiebbare Symbolleisten in allen InfoCom-Anwendungen: Alle Symbolleisten lassen sich über einen Ziehpunkt horizontal verschieben.

InfoCom Software V5: Symbolleisten

Schnellsuche in allen InfoCom-Anwendungen: Mit dieser Funktion ist es möglich Datensätze zu suchen, ohne das Suchen-Dialogfeld zu öffnen. Die Schnellsuche ist in der Symbolleiste untergebracht.

InfoCom Software V5: Schnellsuche

Sicherungskopie im laufenden Betrieb in allen InfoCom-Anwendungen: Um eine Sicherungskopie zu erstellen ist es nicht mehr nötig, exklusiven Zugriff auf die Mandantendatei zu haben. Es spielt keine Rolle mehr, ob Formulare geöffnet sind oder ob andere Benutzer im Netzwerk die Mandantendatei zur Zeit verwenden. Die Aufforderung zum Erstellen einer Sicherungskopie sieht neu wie folgt aus:

InfoCom Software V5: Sicherungskopie

Snapshot-Berichte in allen InfoCom-Anwendungen: Jeder Bericht lässt sich aus der Seitenansicht als so genannter Snapshot weiterverarbeiten. Dabei wird eine Datei erstellt, die mit dem Microsoft Snapshot Viewer geöffnet werden kann. Der Snapshot Viewer ist eine kostenlose Microsoft-Anwendung und ist vergleichbar mit dem Adobe Reader. Snaphot-Berichte lassen sich beispielsweise via E-Mail versenden.

InfoCom Software V5: Snapshot

Einheitliches Datumsformat in allen InfoCom-Anwendungen: Unabhängig von Betriebssystem und Ländereinstellungen/Regionsoptionen werden Datumsangaben einheitlich in der Form TT.MM.JJ angezeigt.

Zugriffstasten in allen InfoCom-Anwendungen: Alle Dialogfelder lassen sich auch über die Tastatur steuern, über so genannte Zugriffstasten (ALT + unterstrichener Buchstabe des Steuerelementes).

Anwendung komprimieren in allen InfoCom-Anwendungen: Durch die häufige Benutzung der InfoCom Software vergrössern sich die einzelnen Anwendungen. Nach dem Komprimieren lassen sich InfoCom-Anwendungen deutlich schneller öffnen.

Memofeld in allen InfoCom-Anwendungen: Das Memofeld der Adressverwaltung steht in allen Anwendungen zur Verfügung.

MWST-Pauschalabrechnung nach Saldosteuersätzen: Die Abrechnung nach Saldosteuersätzen wurde transparenter gestaltet. In den Firmendaten steht jetzt je ein eigenes Feld für den Faktura-MWST-Code und den DEBI-MWST-Code zur Verfügung.

Komprimieren der Datenbank: In der Vergangenheit hat das Komprimieren einiger Mandantendateien zu fehlerhaften Datenbanken geführt.  Das Problem ist behoben.

Sicherungskopie wiederherstellen: Beim Wiederherstellen einer Sicherungskopie wird das Datum und die Zeit der wiederherzustellenden Mandantendatei angezeigt.

Daten exportieren und importieren: Für den Datenexport und den Datenimport ist neu keine Vollversion von Microsoft Access erforderlich.

Neue Handbücher für alle InfoCom-Anwendungen: Die Dokumentationen zu den einzelnen InfoCom-Anwendungen wurden vollständig überarbeitet. Die abgedruckten Bilder und Beispiele wurden an den Kontenrahmen KMU angepasst. Um die gesuchten Informationen schneller zu finden, trennt neu ein Register die einzelnen Dokumentationen.

Neue Hilfefunktionen in alle InfoCom-Anwendungen: Die Hilfefunktionen zu den einzelnen InfoCom-Anwendungen wurden vollständig überarbeitet. Die Hilfe wurde noch stärker fokussiert. Wird beispielsweise die Taste F1 gedrückt, während ein Formular geöffnet ist, werden genau diejenigen Informationen angezeigt, die zum Ausfüllen des Formulars benötigt werden.

Hilfe im Web in alle InfoCom-Anwendungen: Mit dieser neuen Funktion gelangt man auf die InfoCom-Homepage in den Bereich «Häufige Fragen». Hier beantwortet InfoCom laufend häufig gestellte Fragen ihrer Kunden.

InfoCom Adress

Schnellstart (siehe InfoCom Software).
Mandant öffnen (siehe InfoCom Software).
Verschiebbare Symbolleisten (siehe InfoCom Software).
Schnellsuche (siehe InfoCom Software).
Sicherungskopie im laufenden Betrieb (siehe InfoCom Software).
Snapshot-Berichte (siehe InfoCom Software).
Einheitliches Datumsformat (siehe InfoCom Software).
Zugriffstasten (siehe InfoCom Software).
Anwendung komprimieren (siehe InfoCom Software).
Memofeld (siehe InfoCom Software).
Neue Handbücher (siehe InfoCom Software).
Neue Hilfefunktionen (siehe InfoCom Software).
Hilfe im Web (siehe InfoCom Software).

TwixTel: In der Vergangenheit hat das Übernehmen von Robinson-Adressen (Adressat wünscht keine Werbung) zu Fehlern geführt. Das Problem ist behoben.

Vor der Übernahme von mehreren TwixTel-Adressen erscheint neu eine Warnmeldung.

Adresse duplizieren: Beim Duplizieren werden neu auch alle Textfelder und die E-Mail-Adresse übernommen.

Freie Textfelder: Es stehen zwei zusätzliche Textfelder zur Verfügung.

Alle Datensätze auswählen: Mit diesem neuen Befehl ist es möglich, alle Adressen auszuwählen, um danach nur noch einzelne aus der Auswahl zu entfernen.

Einzelbriefadressierung und Seriendruck: Neu stehen auch alle Zusatzfelder für die Einzelbriefadressierung und den Seriendruck zur Verfügung. Damit wird es möglich, über die Seriendruckfunktion eigene Adresslisten zu erstellen.

E-Mail adressieren: Mit dieser neuen Funktion wird es möglich, ein E-Mail an mehrere Empfänger (An), Kopie-Empfänger (Cc) und anonyme Kopie-Empfänger (Bcc) zu adressieren. Das Führen eigener Adressbücher in Outlook ist damit nicht mehr nötig.

InfoCom Software V5: Senden

InfoCom Software V5: E-Mail

Serien-E-Mail: Ähnlich der Erstellung von Serienbriefen können neu Serien-E-Mails erstellt werden. Dabei können alle ausgewählten Adressen als Empfänger (An), als Kopie-Empfänger (Cc) oder als anonyme Kopie-Empfänger (Bcc) adressiert werden. Typisch bei Serien-E-Mails ist die anonyme Adressierung, weil dabei die Empfängerliste für den einzelnen Empfänger unsichtbar bleibt.

InfoCom Software V5: Serien-E-Mail

InfoCom Software V5: Serien-E-Mail

Seriendruck für Adressen ohne E-Mail: Neu ist es möglich einen Seriendruck zu erstellen, der nur Adressen ohne E-Mail berücksichtigt. In Zusammenarbeit mit Serien-E-Mails ist damit folgendes Szenario möglich: Sie möchten allen Kunden eine Mitteilung zukommen lassen. Für Kunden mit E-Mail erstellen Sie ein Serien-E-Mail, für die restlichen Kunden erstellen Sie einen Serienbrief. Dafür wählen Sie das Kontrollkästchen Nur Adressen ohne E-Mail.

InfoCom Software V5: Seriendruck

InfoCom Faktura

Schnellstart (siehe InfoCom Software).
Mandant öffnen (siehe InfoCom Software).
Verschiebbare Symbolleisten (siehe InfoCom Software).
Schnellsuche (siehe InfoCom Software).
Sicherungskopie im laufenden Betrieb (siehe InfoCom Software).
Snapshot-Berichte (siehe InfoCom Software).
Einheitliches Datumsformat (siehe InfoCom Software).
Zugriffstasten (siehe InfoCom Software).
Anwendung komprimieren (siehe InfoCom Software).
Memofeld (siehe InfoCom Software).
Neue Handbücher (siehe InfoCom Software).
Neue Hilfefunktionen (siehe InfoCom Software).
Hilfe im Web (siehe InfoCom Software).

Formular Aufträge: Durch Doppelklicken auf das Feld Adressnummer wird die entsprechende Adresse im Formular Adressen angezeigt.

Auftrag ändern: Neu können folgende Felder auch dann noch geändert werden, wenn bereits eine Rechnung oder eine Gutschrift gedruckt wurde: Referenz, Unser Zeichen, Ihr Zeichen, Bezeichnung, Text.

Freier Titel in Aufträgen: Die Überschrift von Aufträgen kann frei gewählt werden. Mit dieser neuen Funktion wird es möglich, einfache Korrespondenz mit InfoCom Faktura zu erstellen.

InfoCom Software V5: Freier Titel

Proforma-Rechnungen: Neu lassen sich auch so genannte Proforma-Rechnungen (Rechnungen mit Total 0.00) drucken und korrekt verbuchen.

Landeswährung drucken: Neu lässt sich bei Dokumenten auch die Landeswährung CHF drucken.

Dokumente drucken: Neu lassen sich Rechnungen und Gutschriften auch dann erneut drucken, wenn das Datum ausserhalb des Geschäftsjahres liegt.

Dokumente senden: Mit dieser neuen Funktion wird es möglich, jedes Dokument als E-Mail zu senden. Dabei wird das E-Mail automatisch adressiert und das Dokument als Snapshot an das E-Mail angehängt.

InfoCom Software V5: Senden

InfoCom Software V5: E-Mail

Dokumentenstapel senden: Mit dieser neuen Funktion wird es möglich, alle Dokumente eines Dokumentenstapels als E-Mail zu senden. Dabei werden die E-Mails automatisch adressiert und die Dokumente als Snapshots an die E-Mails angehängt (siehe auch Dokumente senden).

Stornieren: In der Vergangenheit wurde beim Drucken einer Storno-Rechnung nicht das Druckdatum als Buchungsdatum verwendet. Das Problem ist behoben.

Sammelrechnungen: In der Vergangenheit hat das Erstellen von Sammelrechnungen Probleme bereitet, wenn innerhalb eines Lieferscheins eine Position ohne Betrag verwendet wurde. Das Problem ist behoben.

Serienfakturen: Die Option Serienfakturen wurde vollständig überarbeitet. Im neuen Register Serienauftrag des Formulars Adressen lassen sich beliebig viele variable Positionen aus dem Artikelstamm einfügen.

InfoCom Software V5: Serienfaktura

Neuer ESR: Der orange ESR wird nach neuer Geometrie gedruckt (zwingend ab 01.01.05).

InfoCom Software V5: ESR

Kundenreferenzliste: Ist beim Drucken der Kundenreferenzliste das Formular Aufträge oder das Formular Adressen geöffnet, wird die Kundenreferenzliste genau dieser Adresse gedruckt.

Artikelreferenzliste: Ist beim Drucken der Artikelreferenzliste das Formular Artikel geöffnet, wird die Artikelreferenzliste genau dieses Artikels gedruckt.

Offene Posten: Wenn InfoCom Debitor installiert ist, können aus dem Auftrag heraus die offenen Posten des Kunden gedruckt werden.

InfoCom Debitor

Schnellstart (siehe InfoCom Software).
Mandant öffnen (siehe InfoCom Software).
Verschiebbare Symbolleisten (siehe InfoCom Software).
Schnellsuche (siehe InfoCom Software).
Sicherungskopie im laufenden Betrieb (siehe InfoCom Software).
Snapshot-Berichte (siehe InfoCom Software).
Einheitliches Datumsformat (siehe InfoCom Software).
Zugriffstasten (siehe InfoCom Software).
Anwendung komprimieren (siehe InfoCom Software).
Memofeld (siehe InfoCom Software).
Neue Handbücher (siehe InfoCom Software).
Neue Hilfefunktionen (siehe InfoCom Software).
Hilfe im Web (siehe InfoCom Software).

Formular Belege: Durch Doppelklicken auf das Feld Adressnummer wird die entsprechende Adresse im Formular Adressen angezeigt.

Landeswährung drucken: Neu lässt sich bei Mahnungen auch die Landeswährung CHF drucken.

Mahnungen senden: Mit dieser neuen Funktion wird es möglich, Mahnungen als E-Mails zu senden. Dabei werden die E-Mails automatisch adressiert und die Mahnungen als Snapshots an die E-Mails angehängt.

InfoCom Software V5: Senden

InfoCom Software V5: E-Mail

Mahnungen: Die Belege innerhalb einer Mahnung sind neu nach Fälligkeit sortiert.

InfoCom Kreditor

Schnellstart (siehe InfoCom Software).
Mandant öffnen (siehe InfoCom Software).
Verschiebbare Symbolleisten (siehe InfoCom Software).
Schnellsuche (siehe InfoCom Software).
Sicherungskopie im laufenden Betrieb (siehe InfoCom Software).
Snapshot-Berichte (siehe InfoCom Software).
Einheitliches Datumsformat (siehe InfoCom Software).
Zugriffstasten (siehe InfoCom Software).
Anwendung komprimieren (siehe InfoCom Software).
Memofeld (siehe InfoCom Software).
Neue Handbücher (siehe InfoCom Software).
Neue Hilfefunktionen (siehe InfoCom Software).
Hilfe im Web (siehe InfoCom Software).

Formular Belege: Durch Doppelklicken auf das Feld Adressnummer wird die entsprechende Adresse im Formular Adressen angezeigt.

Hinweis auf Gutschriften: Bei der Erfassung von Lieferantenrechnungen erscheint neu ein Hinweis, falls der Lieferant offene Gutschriften hat.

Belege ohne MWST-Code: Neu ist es möglich, Kreditor-Belege ohne MWST-Codes zu erfassen. Da im Gegensatz zur Debitorenbuchhaltung die Vorsteuerabzüge nicht nach MWST-Sätzen aufgeteilt werden müssen, verhindert diese Änderung unnötige Nullbuchungen. Insbesondere lassen sich dadurch MWST-Rechnungen der Eidg. Steuerverwaltung erstellen, die die MWST-Abrechnung nicht mehr tangieren.

InfoCom Software V5: Beleg

Landeswährung drucken: Neu lässt sich bei Vergütungsaufträgen auch die Landeswährung CHF drucken.

Vergütungsaufträge: Im Formular Vergütungsaufträge wird neu die Internet-Adresse der Zahlstelle angezeigt (aus InfoCom Adress). Damit wird es möglich, aus dem Vergütungsauftrag heraus das Internet-Banking zu starten.

InfoCom Software V5: Vergütungsaufträge

Neu wird auf dem Vergütungsauftrag zusätzlich die Bankbezeichnung und der Ort gedruckt.

In der Vergangenheit hat die Sortierreihenfolge der Belege im Formular nicht mit der Sortierreihenfolge auf dem Ausdruck überein gestimmt. Das Problem ist behoben.

Vergütungsaufträge senden: Mit dieser neuen Funktion wird es möglich, einen Vergütungsauftrag als E-Mail an eine Zahlstelle zu senden. Dabei wird das E-Mail automatisch adressiert und der Vergütungsauftrag als Snapshot an das E-Mail angehängt.

InfoCom Software V5: Senden

InfoCom Software V5: E-Mail

InfoCom Lohn

Schnellstart (siehe InfoCom Software).
Mandant öffnen (siehe InfoCom Software).
Verschiebbare Symbolleisten (siehe InfoCom Software).
Schnellsuche (siehe InfoCom Software).
Sicherungskopie im laufenden Betrieb (siehe InfoCom Software).
Snapshot-Berichte (siehe InfoCom Software).
Einheitliches Datumsformat (siehe InfoCom Software).
Zugriffstasten (siehe InfoCom Software).
Anwendung komprimieren (siehe InfoCom Software).^
Memofeld (siehe InfoCom Software).
Neue Handbücher (siehe InfoCom Software).
Neue Hilfefunktionen (siehe InfoCom Software).
Hilfe im Web (siehe InfoCom Software).

Formular Lohnblätter: Durch Doppelklicken auf das Feld Adressnummer wird die entsprechende Adresse im Formular Adressen angezeigt.

Lohnblätter senden: Mit dieser neuen Funktion wird es möglich, Lohnblätter als E-Mails an die Mitarbeiter zu senden. Dabei werden die E-Mails automatisch adressiert und die Lohnblätter als Snapshots an die E-Mails angehängt.

InfoCom Software V5: Senden

InfoCom Software V5: E-Mail

Landeswährung drucken: Neu lässt sich bei Vergütungsaufträgen auch die Landeswährung CHF drucken.

Vergütungsaufträge: Im Formular Vergütungsaufträge wird neu die Internet-Adresse der Zahlstelle angezeigt (aus InfoCom Adress). Damit wird es möglich, aus dem Vergütungsauftrag heraus das Internet-Banking zu starten.

InfoCom Software V5: Vergütungsaufträge

Vergütungsaufträge senden: Mit dieser neuen Funktion wird es möglich, einen Vergütungsauftrag als E-Mail an eine Zahlstelle zu senden. Dabei wird das E-Mail automatisch adressiert und der Vergütungsauftrag als Snapshot an das E-Mail angehängt.

InfoCom Software V5: Senden

InfoCom Software V5: E-Mail

Konti im Lohnjournal: Im Lohnjournal werden neu Soll- und Haben-Konti gedruckt.

InfoCom Finanz

Schnellstart (siehe InfoCom Software).
Mandant öffnen (siehe InfoCom Software).
Verschiebbare Symbolleisten (siehe InfoCom Software).
Schnellsuche (siehe InfoCom Software).
Sicherungskopie im laufenden Betrieb (siehe InfoCom Software).
Snapshot-Berichte (siehe InfoCom Software).
Einheitliches Datumsformat (siehe InfoCom Software).
Zugriffstasten (siehe InfoCom Software).
Anwendung komprimieren (siehe InfoCom Software).
Neue Handbücher (siehe InfoCom Software).
Neue Hilfefunktionen (siehe InfoCom Software).
Hilfe im Web (siehe InfoCom Software).

Kontenplan: Die Gestaltung des Kontenplans wurde den heutigen Standardwerken der Schweizer Buchhaltung «Kontenrahmen KMU» und «Buchführung KMU» angepasst.

Eröffnungsbilanz: Die Eröffnungsbilanz zeigt neu den Geschäftsjahresbeginn.

Bilanz: Die Gestaltung der Bilanz wurde den heutigen Standardwerken der Schweizer Buchhaltung «Kontenrahmen KMU» und «Buchführung KMU» angepasst. Der Vorjahres- und Budget-Vergleich zeigt neu die Abweichung in Betrag und Prozent.

Erfolgsrechnung: Die Gestaltung der Erfolgsrechnung wurde den heutigen  Standardwerken der Schweizer Buchhaltung «Kontenrahmen KMU» und «Buchführung KMU» angepasst. Der Vorjahres- und Budget-Vergleich zeigt neu die Abweichung in Betrag und Prozent.